Spécialiste, Outils et processus

Sous la direction de la Cheffe principale, Méthodologie en gestion de projets corporatifs, la fonction de spécialiste consiste à soutenir l’administration de l’outil Enterprise Project Management (EPM). Les responsabilités incluent l’appui à l’évolution continue de l’outil EPM au sein du PMO. Le rôle comprend la résolution de problématiques complexes et la garantie d’une utilisation optimale de l’outil.

En collaboration avec le Conseiller principal, Outils et processus, le spécialiste contribue à la configuration et à la personnalisation d’EPM afin de répondre aux besoins spécifiques de la communauté de projets, incluant Portfolio Managers, Project Managers et Project Controllers, ainsi que des parties prenantes impliquées dans les programmes majeurs de VIA Rail. Cela implique des échanges, de la conception et la mise en place de solutions adaptées au sein d’EPM. La fonction comprend également la création et la mise à jour de la documentation complète liée à l’outil, incluant manuels techniques, guides d’utilisation, contenus explicatifs et bonnes pratiques.

Le spécialiste apporte aussi un soutien à la gestion des accès pour les outils collaboratifs tels que SharePoint et Teams. Enfin, la fonction implique une veille continue sur les tendances du marché et les nouvelles opportunités permettant d’améliorer la solution EPM, avec l’objectif constant d’optimiser ses fonctionnalités et sa performance.

Responsabilités:

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe Finance sur les activités financières dans EPM, incluant les activités de fin de mois, la révision et la mise à jour des taux des employés permanents, ainsi que la capitalisation des activités PSC, tout en assurant la communication des mises à jour et de leurs impacts aux équipes de projet;
• Assurer l’intégrité et l’exactitude de l’ensemble des informations dans la solution EPM corporative grâce à des audits réguliers et des routines de validation. Gérer la création de nouveaux projets et de nouvelles ressources dans EPM;
• Gérer les permissions d’accès et promouvoir les outils de communication et de collaboration du CPMO, tels que SharePoint, Teams et les autres canaux associés, en veillant à leur mise à jour régulière;
• Développer, maintenir et optimiser des outils, rapports et tableaux de bord basés sur Excel, incluant l’utilisation de formules avancées, Power Pivot et des macros pour automatiser la collecte et la production de rapports;
• Extraire, manipuler et analyser des données provenant d’EPM et d’autres systèmes à l’aide de requêtes Excel, Power Query et de SQL de base lorsque requis;
• Offrir un soutien et résoudre les enjeux techniques pour les équipes de projet et les autres utilisateurs;
• Contribuer à la conception de solutions EPM adaptées aux besoins spécifiques des programmes majeurs de transformation. Contribuer à la mise en place de solutions EPM pour les portefeuilles de projets en collaboration avec les directions et la haute gestion;
• Participer aux initiatives de performance on-time on-budget liées aux indicateurs CPIs et SPIs en configurant EPM, notamment en créant des gabarits de plans de projet intégrant les éléments clés comme les baselines et les jalons;
• Participer aux initiatives de planification de capacité en configurant EPM, notamment en mettant à jour les profils de ressources pour les aligner avec les rôles et expertises par portefeuille, ainsi qu’en intégrant les vacances selon les calendriers provenant de notre HRIS;
• Soutenir le renforcement des pratiques de planification de projet dans EPM en assurant un suivi via les rapports et en auditant les plans de projet dans l’outil;
• Contribuer au développement de la communauté de pratique. Proposer, préparer et coordonner des contenus de communication ainsi que des forums de discussion pour former et informer la communauté de pratique;
• Participer activement à la formation des membres de la communauté;
• Assurer une veille active et réaliser des analyses techniques sur les solutions technologiques optimales en gestion de projet afin d’adapter les tendances et innovations au contexte organisationnel.

Requis:

• Un baccalauréat en informatique, en génie, en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe;
• Cinq années d’expérience pertinente;
• Expérience en développement, déploiement et amélioration continue de processus d’affaires, ainsi qu’en gestion du changement;
• Connaissance approfondie de l’administration de Project Online, de MS Project 2013 et versions ultérieures, d’Excel et de SharePoint Online;
• Capacité démontrée à utiliser diverses plateformes de gestion de projets organisationnels, telles que Planview, Planisware ou ServiceNow, afin d’optimiser la planification, l’allocation des ressources, la production de rapports, la gestion du cycle de vie des projets et la gouvernance;
• Maîtrise de la suite Office, incluant PowerPoint, Visio, Word et Outlook;
• Expertise avancée dans Excel, incluant les formules complexes, Power Pivot, Power Query, le développement VBA/macros et les techniques de visualisation de données;
• Expérience en requêtes et extraction de données à partir de systèmes organisationnels à l’aide d’outils tels que Power Query, SQL de base ou équivalent;
• Expérience en planification de projets avec MS Project ou Primavera, considérée comme un atout;
• Certification PMP considérée comme un atout;
• Connaissance de PowerBI considérée comme un atout;
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français et en anglais;
• Aptitude à automatiser les processus de production de rapports et à améliorer l’efficacité opérationnelle à l’aide d’outils appropriés.