Coordinateur(trice) de projets, Modernisation des Centres de Maintenance

Numéro de référence: 1481

Statut: Permanent - temps plein

Salaire annuel / taux horaire: 56 566$ - 70 708$

Nombre de postes à pourvoir: 1

Date limite de dépôt des candidatures: 2026-10-25

Saviez-vous que VIA Rail a d’ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amélioration continue de nos infrastructures, nous préparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c’est faire partie d’un effort collectif en mobilité durable.

Chez VIA Rail, nous sommes fiers de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous travaillons à former des équipes qui reflètent la diversité qui compose la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses différences, afin de lui permettre de réaliser son plein potentiel.

Relevant du gestionnaire du Programme d’infrastructure des installations, le coordonnateur aura comme principale responsabilité de fournir un soutien administratif à l’équipe de Modernisation des centres de maintenance (MCM) ainsi qu’à ses membres de gestion. La personne titulaire du poste soutiendra l’administration des contrats et la réalisation du programme d’infrastructure tout au long des phases de conception, de construction, de mise en service, de transfert et de garantie au sein d’un vaste portefeuille national de projets d’infrastructure. Le candidat idéal possédera une solide expérience en soutien administratif de direction, une attitude proactive et la capacité de gérer des priorités en constante évolution dans un environnement dynamique et rapide. Les responsabilités comprennent la collecte, la révision et le suivi de la documentation technique, des dossiers de clôture et des livrables de projet.

RESPONSABILITÉS

Révision et coordination des contrôles financiers

• Soutenir les processus de gestion financière, y compris le contrôle budgétaire, les prévisions, la gestion des changements, les flux de trésorerie et les paiements.

• Vérifier les factures, les soumissions et les pièces justificatives afin d’assurer leur exhaustivité, leur exactitude et leur conformité aux modalités contractuelles, aux bons de commande et aux budgets de projet approuvés.

• Assurer le suivi des approbations de factures, de l’état des paiements et des engagements financiers, tout en maintenant les dossiers financiers et en soutenant les activités de production de rapports mensuels.

• Soutenir la gestion des fournisseurs, y compris la gestion des contrats et de leur portée, le contrôle des échéanciers et les processus d’approvisionnement.

• Assurer la liaison avec les entrepreneurs, les fournisseurs, les équipes d’approvisionnement et des finances afin de résoudre les écarts, d’obtenir la documentation requise et de veiller au traitement rapide des transactions financières.

Gestion des livrables techniques

• Coordonner la collecte, la révision et le suivi de la documentation technique, des livrables de projet, des soumissions de conception et des dossiers de clôture.

• Maintenir les systèmes de gestion des soumissions de conception et veiller à ce que les dossiers demeurent à jour, exacts et facilement accessibles.

• Assurer le suivi des soumissions, révisions, approbations, rejets et jalons de projet.

• Prioriser, distribuer et effectuer le suivi de la correspondance entrante tout en maintenant des communications constantes avec les parties concernées.

• Maintenir les dossiers de projet, les registres de correspondance, les suivis des mesures à prendre et la documentation de mise en œuvre.

Coordination des entrepreneurs, consultants, parties prenantes et réunions

• Soutenir les communications et la coordination entre les entrepreneurs, les consultants, les parties prenantes opérationnelles et les équipes de projet.

• Organiser les réunions, préparer les ordres du jour, y assister, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures à prendre.

• Veiller à ce que l’information technique et la documentation soient communiquées efficacement à tous les participants du projet.

Coordination des événements liés à l’équipe et aux projets

• Coordonner les ateliers avec les parties prenantes, les visites de sites de projet et les événements marquants impliquant plusieurs équipes de projet, entrepreneurs, consultants et parties prenantes.

• Gérer les communications liées aux événements, les invitations, les ordres du jour, les présentations et les suivis afin d’assurer l’atteinte des objectifs et une bonne diffusion de l’information.

• Assurer le suivi des budgets d’événements, des exigences des fournisseurs et des activités administratives connexes, tout en maintenant des dossiers exacts et en soutenant la production de rapports après les événements.

• Soutenir l’équipe matricielle interprovinciale dans d’autres tâches administratives et liées aux projets, au besoin.

WHAT WE ARE LOOKING FOR

• De 1 à 5 années d’expérience dans le soutien de programmes d’infrastructures d’immobilisations dans des environnements ferroviaires et de transport en commun en exploitation.

• Diplôme universitaire ou collégial dans un domaine pertinent requis.

• Expérience de soutien à des activités d’infrastructure dans des environnements opérationnels actifs.

• Le bilinguisme (anglais et français) constitue un atout.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

• Connaissance de la gestion des livrables et des processus de reddition de comptes de projets.

• Excellentes aptitudes en organisation, coordination et administration.

• Capacité à travailler efficacement avec les entrepreneurs, les consultants, les parties prenantes opérationnelles et les équipes de projet.

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.

• Souci du détail, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir des priorités et à exécuter plusieurs activités en parallèle avec rigueur et minutie.

• Fait preuve de professionnalisme et de discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels.

• Solides compétences en résolution de problèmes et en pensée critique, avec la capacité de cerner les risques, d’évaluer les options et de recommander des solutions pratiques.

Chez VIA Rail, nous sommes fiers de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous travaillons à former des équipes qui reflètent la diversité qui compose la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses différences, afin de lui permettre de réaliser son plein potentiel.  

Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement pour lequel vous postulez, veuillez nous aviser. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes qui en font la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels. 

Notez que nous contacterons uniquement les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue.

Joignez-vous à nos 3 000 employés et contribuez, vous aussi, à offrir une façon sécuritaire, accessible et écoresponsable de voyager!